Adequate beheersorganisatie Forum Groningen

Hoe moet het gebouw tijdens de gebruiksfase functioneren? Wat is nodig voor het adequaat beheren van een gebouw van 35.000 vierkante meter? Hoe worden de verantwoordelijkheden tussen huurder en verhuurder geregeld? Wat is er aan organisatie nodig om het gebouw goed te beheren?

Hier was tijdens de ontwikkeling nog nauwelijks aandacht aan besteed. Draaijer kreeg van de gemeente Groningen de opdracht dit te inventariseren, hierover een advies uit te brengen en vervolgens in te regelen met de betrokken partijen.

Samen met de huurder, Forum Groningen, en verhuurder, de gemeente Groningen, heeft Draaijer vanuit de werkprocessen naar de dienstverlening vanuit Beheer gekeken. Immers: ‘the show must go on’ tijdens de ruime openingstijden van het tien verdiepingen tellende gebouw. Dat vraagt om korte lijnen bij storingen en wensen. De dienstverlening moet daarop afgestemd worden.

Vanuit onze kennis van gebouwexploitatie hebben wij de ontwikkelcontracten opgesteld en advies uitgebracht over integrale keuzes met betrekking tot organisatie, beheer en exploitatiekosten. Er is weinig impliciet gelaten en met alle belanghebbenden zijn goede werkafspraken gemaakt.

De afspraken tussen verhuurder en huurder zijn toekomst-bestendig vastgelegd in huurcontracten en beheersplannen. Namens het Vastgoedbedrijf van de gemeente Groningen hebben wij de prijs- en contractvorming voor het beheer en onderhoud verricht met de aannemer die het gebouw gebouwd heeft. Voor de aannemer betekende dit een uitbreiding van de opdracht. Zo blijft zijn kennis in de eerste periode van exploitatie voor de gemeente Groningen geborgd. De eerste twee jaar zal het gebouw wennen aan haar

gebruikers, maar nog belangrijker; de gebruikers wennen aan het gebouw. Dat leidt tot allerlei inzichten en wensen waarbij eigenaar en gebruiker elkaar moeten vinden. Bij storingen en calamiteiten moet bij zo’n groot en in het oog springend gebouw adequaat worden gehandeld. Het is daarbij belangrijk dat opvolgingslijnen zo kort mogelijk zijn. Anderzijds dienen de afspraken vanuit de contracten wel gerespecteerd te worden.

Forum Groningen is 29 november 2019 geopend en trok in de eerste maand al 400.000 bezoekers. Gedurende de eerste twee jaar stuurde Draaijer de beheerorganisatie aan en bewaakten wij de nakoming van de afspraken tussen huurder en verhuurder en tussen onderhoudsaannemer en eigenaar. Gedurende deze periode dragen wij het gebouwbeheer over

aan het Groningse Vastgoedbedrijf. Zonder kinderziekten en volledig operationeel en met voorspelbaar onderhoud. Een mooi en goed geregisseerde start van een jarenlang prettig gebruik. In 2020 is het Forum verkozen als BNA Beste Gebouw.