Het succes van predictive maintenance bij MST
Voorkomen is beter dan genezen
Bij Medisch Spectrum Twente (MST) loopt een inspirerend succesverhaal over procesverbetering en het neerzetten van een goed werkend gebouw voor de gebruikers. Een interview met Geert Schrijver en Kuno Kamstra, beide Maintenance Engineer bij MST, Eric Oosterkamp, Manager Sales bij Croonwolter&dros, Barry Jonkman, Contractmanager Maintenance bij Croonwolter&dros en Ben Grijpstra, Senior Adviseur bij Draaijer.
Predictive maintenance betekent dat je pas ingrijpt wanneer de conditie van de installatie onder een vastgesteld niveau komt en de kans op storingen toeneemt. Het monitoren van de conditie kan bijvoorbeeld door sensoren toe te passen. De unieke samenwerking tussen MST, Croonwolter&dros en Draaijer staat volledig in het teken van het verbeteren van het beheer en onderhoud. Juist omdat deze drie partijen hun eigen kennis en ervaring inbrengen, ontstaat er een interessante kruisbestuiving. Technisch weet Croonwolter&dros precies wat er mogelijk is in een gebouw en welke innovaties er zijn in de markt. MST vult dit aan met kennis over de mogelijkheden en onmogelijkheden in een ziekenhuis.
Samen steeds op zoek naar verbetering
Geert Schrijver: “De kracht van Croonwolter&dros zit onder meer in de landelijke dekking. Er is altijd iemand in de organisatie te vinden die de juiste kennis heeft om ons verder te helpen. Door die expertise te bundelen met onze ziekenhuis expertise komen we tot innovaties die we alleen niet hadden kunnen bereiken.” “Maar als je echt wilt verbeteren,” vult Eric Oosterkamp aan, “dan heb je iemand nodig die beide partijen mobiliseert en faciliteert. Dat is wat Draaijer doet. Draaijer begrijpt de inhoudelijke kant, maar is ook in staat om partijen bij elkaar te brengen en condities op te stellen. Zij zorgen ervoor dat we niet in de waan van de dag blijven hangen, maar dat we de kansen die we zien ook echt halen.” Draaijer gebruikt hiervoor de Oxxer methode, waarbij ze de verantwoordelijkheid nemen over de ketenpartners en daarmee de integrale dienstverlening. Met Oxxer wordt de regie gevoerd op het resultaat.
Win-win
De belangrijkste winst voor MST is dat er minder verstoringen zijn van het primaire proces. Geert: “Het draait om de patiënten. En om de medewerkers, bezoekers en andere gebruikers van het gebouw. Door de verbeteringen die we doorvoeren, verbeteren we de bedrijfsvoering van het ziekenhuis, waardoor het een prettige omgeving blijft. Daar doen we het voor. Als we tegelijkertijd ook kosten kunnen besparen, is het helemaal een win-win situatie. Het geld dat we besparen op onderhoudskosten kan gebruikt worden voor het verlenen van zorg.”
Unieke samenwerking met een gezamenlijk doel
Uit de lijst met ideeën om te verbeteren, zijn de eerste besparingen al doorgevoerd. Deze lijst wordt regelmatig besproken en aangevuld met nieuwe informatie. Business cases worden samen gekozen en beoordeeld. Hiermee laten de partijen zien dat ze het echt samen doen, als één partij met één doel. Eric Oosterkamp: “Hoewel het ziekenhuis bezig is met hun core business, nemen ze echt de tijd om te kijken hoe processen lopen. Dit is een mooi voorbeeld voor andere ziekenhuizen, want die tijd is echt nodig. Ook voor Draaijer die als procesleider dit Oxxer-traject begeleidt.”
Langetermijnkosten en -opbrengsten
Omdat de zorg is gebonden aan budgetten, is het van belang om te kijken naar kosten en opbrengsten op de lange termijn, zeker met de huidige energiekosten. Kuno Kamstra: “Naast financiële besparingen kijken we tevens naar functionele besparingen. We zoeken naar verbetermogelijkheden in het bestaande gebouw en maken samen standaarden, zodat we dit bij elke verbouwing in het ziekenhuis kunnen meenemen.”
In een nieuw gebouw is het makkelijker om de juiste installaties en processen in te richten. Bij bestaande bouw komt veel meer kijken. Hoe MST, Croonwolter&dros en Draaijer met de mogelijkheden van het bestaande gebouw omgaan, is vrij innovatief. Er wordt steeds gezocht naar oplossingen en aanpassingen die wél mogelijk zijn.
Kosten verlagen en kwaliteit verhogen door data
De bedrijven kijken elke keer over een langere periode naar mogelijke verbeterpunten. Ben Grijpstra: “Of je nu kosten wilt verlagen of de kwaliteit wilt verhogen, het begint met data. Je moet weten wat iets kost en wat het oplevert.” Samen analyseren de bedrijven welke data er zijn en welke data belangrijk zijn. “Als je onvoldoende of onvolledige informatie hebt, ga je handelen vanuit je onderbuikgevoel en dat is niet altijd goed”, vertelt Geert. “Doordat we gebouwdata koppelen, hebben we een goed overzicht en kunnen we de juiste keuzes te maken.”
Efficiënt preventief onderhoud
Een van de eerste kostenbesparingen die is doorgevoerd, is het waar mogelijk verlagen van de frequentie van preventief onderhoud. Op basis van data is bij de brandmeldinstallaties (BMI) gekeken of het periodieke onderhoud op een andere manier uitgevoerd kon worden. Met BMI-sensoren worden de installaties nu op afstand uitgelezen. Hiermee is het ziekenhuis eventuele storingen voor, zijn er minder kosten voor preventief onderhoud en is het vervangen van installaties minder vaak nodig. Het onderhoud aan de BMI kan hierdoor in bepaalde ruimten verlaagd worden van elke 12 maanden naar elke 24 maanden. Bovendien kunnen werkzaamheden aan de brandmelders beter ingepland worden, zodat vervangingen plaatsvinden op momenten dat een kritische ruimte niet in gebruik is. Dit is wel zo prettig voor de gebruikers.
Slimme verlichting
In delen van de gebouwen van MST is nog veel oude verlichting aanwezig, die aan vervanging toe is. Barry Jonkman: “Verlichting is de laatste jaren steeds slimmer geworden. Denk aan verlichting die automatisch aangaat als je een ruimte binnenkomt. Maar we kunnen verlichting ook voorzien van sensoren, zodat je op een tablet ziet waar bijvoorbeeld infuuspompen en rolstoelen te vinden zijn.”
Tegelijkertijd worden de mogelijkheden van dynamische verlichting onderzocht. De kleur van verlichting heeft namelijk invloed op de productiviteit van mensen. In het ziekenhuis is een testruimte ingericht om deze productiviteitswinst te toetsen. Er wordt dus een dubbele besparing gerealiseerd: minder energiekosten door toepassing van ledverlichting én slimmer gebruik van licht.
Pompen
Een andere interessante optimalisatie betreft de pompen. Distributiepompen zijn energievreters, die ongeveer eens in de 10 tot 15 jaar vervangen moeten worden. Er wordt voor MST een business case opgesteld om uit te zoeken of het beter is om pompen die nog niet afgeschreven zijn tóch al te vervangen voor meer energiezuinige exemplaren.
Processen voortstuwen
De manier waarop MST, Croonwolter&dros en Draaijer samenwerken, zorgt dat de bedrijven elkaar scherp houden en vaart maken. Barry: “Het is mooi om te zien dat MST een open instelling heeft en procesverbeteringen echt samen met ons bekijkt en aanpakt.” Volgens Geert is dit ook de beste manier om het te doen: “Je moet als opdrachtgever wel open staan om op deze manier samen te werken. Want ja, het kost op de korte termijn meer tijd en geld, maar op de lange termijn betaalt zich dat absoluut uit!” Ben licht toe: “Elke partij heeft eigen loopgraven en wil risico’s managen. Maar dat is geen goed startpunt. Vanaf het begin van de samenwerking hebben we besproken wat elkaars belangen zijn en hoe we met kennisbundeling samen verder willen komen. We hebben daarmee direct een goede basis gelegd.”
Er wordt zelfs gekeken naar het afstemmen van de werkprocessen van de drie bedrijven. Als dit geïntegreerd kan worden, scheelt dat veel dubbel werk. Geert: “Dit begint met onderling vertrouwen. En dat is er. Het onderhoudscontract met Croonwolter&dros is onlangs weer verlengd met 10 jaar en dat is best uniek!”
Verbinding en inspiratie
Eens per jaar wordt gezamenlijk een Croonwolter&dros project bezocht dat juist niets met een ziekenhuis te maken heeft. Dit om te onderzoeken of er slimme oplossingen zijn in de branche waar een ziekenhuis ook gebruik van kan maken. Eric: “We zijn onlangs naar ‘De Groene Boog’ geweest; een infraproject in Rotterdam Noord waar Croonwolter&dros met diverse andere partijen een nieuwe snelweg en een 100 procent CO2-neutrale tunnel bouwt. Tijdens dit bezoek hebben we nieuwe verbeterpunten gezien die – in aangepaste vorm – wellicht ook toepasbaar zijn in het ziekenhuis.”
